ALOP semnifică: Angajarea, Lichidarea, Ordonanțarea și Plata cheltuielilor. Acestea sunt fazele procesului de execuție bugetară în partea de cheltuieli. Programul oferă asistență pentru fazele A și O. Fazele L (lichidare) și P (plată) nu sunt etape generatoare de date.

Concepte de bază

• Angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligație pe seama fondurilor publice.
• Angajamentul bugetar – orice act prin care o autoritate competentă afectează fonduri publice pentru anumite destinații, în limita creditelor bugetare aprobate.
• Ordonanțarea cheltuielilor – confirmarea că livrările de bunuri au fost efectuate sau alte creanțe au fost verificate și plata poate fi realizată.

Documentele generate în faza ALOP

Faza	Tip angajament	Document generat
A	Angajamentul legal	Propunere de angajare a unei cheltuieli
A	Angajamentul bugetar	Angajament bugetar individual/global
O	Ordonanțarea cheltuielilor	Ordonanțare de plată

Tipuri de angajamente bugetare

Individual – specific unei operații noi care urmează să se efectueze.

Global – aferent angajamentului legal provizoriu pentru cheltuieli curente de funcționare: deplasări, protocol, întreținere, asigurări, chirii, salarii etc.

Relația dintre angajamente

• Angajamentele bugetare rezervă sume din creditele bugetare aprobate, doar pentru anul curent.
• Angajamentele legale includ contracte, comenzi, convenții, acte de control, acorduri etc.
• Se întocmesc în ordine: propunere de angajare → angajament bugetar, ambele circulă împreună pentru avizare și aprobare.

Facilități oferite de program

• Crearea și gestionarea propunerilor de angajare
• Crearea și gestionarea angajamentelor bugetare
• Crearea și gestionarea ordonanțărilor de plată
• Rapoarte pentru verificare și urmărirea situației

Propunerile de angajare

Instrument pentru a stabili dacă există disponibilități suficiente pentru asumarea unui angajament legal.

Validare: Butonul Calc validează documentul. După validare, documentul nu poate fi modificat sau șters decât prin devalidare.

Angajamente bugetare

Rezervă sume din creditele bugetare aprobate. Validarea și devalidarea se face similar propunerilor de angajare.

Ordonanțări de plată

Document prin care conducătorul unității aprobă plata unei obligații certe și exigibile, confirmând existența fondurilor necesare.

Contracte

Fereastra principală afișează lista contractelor și detaliile celui selectat. Contractele cu valabilitate expirată cu o altă culoare (înainte cu o lună la data expirării). Există filtre după: număr document, nume firmă, direcție, tip contract, valabilitate și valoare.

• Adăugare contracte – buton Adăugare
• Modificare contracte – buton Detalii
• Posibilitatea de atașare a imaginii scanate a contractului
• Legătură cu ordonanțările de plată aferente

Selectarea contractului la Ordonanțarea de plată

La crearea unei propuneri de angajare se poate selecta contractul adăugat la secțiunea Contracte.

Cu dublu clic în câmpul Contract se va seschide lista contractelor, de unde selectăm contractul dorit.

Din Propunerea de angajare se va crea Angajamentul și Ordonanțarea de plată, astfel datele contractului apar și pe Ordonanțarea de plată.

Registru control financiar preventiv

Permite generarea unui raport centralizat cu toate documentele supuse controlului financiar preventiv propriu, inclusiv adăugarea manuală a documentelor externe.

Fișe de cont

• 8060 – Credite bugetare aprobate – evidența creditelor aprobate și modificările acestora.
• 8066 – Angajamente bugetare – evidența sumelor rezervate din creditele aprobate.
• 8067 – Angajamente legale – evidența angajamentelor legale aprobate, diminuările și plățile efectuate.

Buget realizat – liste

Rapoarte disponibile:

• Detaliere cheltuieli
• Încasări și plăți pe capitol/subcapitol
• Cont de execuție
• Verificare ALOP și plăți efectuate
• Rapoarte situații financiare lunare și trimestriale