Prin selectarea punctului „Unelte” din meniul principal se deschide un nou submeniu oferind funcţii importante, necesare în timpul folosirii programului.

Nomenclatoare

Nomenclatoarele sunt tabele care conţin date de bază pentru funcţionarea programului, care nu se modifică deloc sau se modifică puţin pe parcursul folosirii programului.

Printre nomenclatoarele utilizate de program se numără:

• Planuri de conturi
• Balanțe
• Tipuri de balanțe
• Solduri inițiale
• Nota contabilă
• Asociere Cont - Articol-Alineat

Plan de conturi

După instalarea programului pe calculator primul lucru ce trebuie realizat este încărcarea planului de cont și a balanțelor. După acesta putem introduce sau prelua articolele pentru contabilizare.

Încărcarea planului de cont se realizează din meniul "Unelte", submeniul "Nomenclatoare", punctul "Planuri de cont". În caseta de dialog Planuri de cont apăsăm butonul Adăugare pentru crearea noului plan de cont.

Pentru modificarea denumirii planului de cont selectăm planul din listă și apăsăm Modificare. Prin această funcție este posibil numai modificarea denumirii planului de cont.

Balanţe

La un moment dat putem lucra cu mai multe tipuri de balanțe. Pentru a defini un nou tip alegem punctul "Balanțe" din submeniul "Nomenclatoare".

Pentru a defini un nou tip de balanţă:

• Apăsăm Adăugare
• Completăm denumirea și caracteristicile
• Salvăm cu Ok sau renunțăm cu Abandonare

Soldurile inițiale se pot vizualiza prin butonul Solduri iniţiale....

Conturi

Planul de conturi pentru instituțiile publice este identic pentru toate entitățile, iar actualizările se efectuează conform legislației în vigoare de către compania Cosys.

Categorii de venituri / cheltuieli

Permite gestionarea cheltuielilor și veniturilor specifice centrelor de cost.

Se adaugă prin:

• Adăugare → completăm codul, tipul, denumirea
• Modificare → completăm contul, planul și partea contabilă

Formule de contabilizare

Se definesc formule pentru diverse grupe (ex. state salarii, rețineri):

• Selectăm grupa
• Adăugare → completăm descriere, plan, balanță, formula

Asocieri Cont - Articol-Alineat 

În modulul Contab avem posibilitatea de a administra asocierile de cont - articol-alineat. Nomenclatorul se găsește în meniu: Unelte - Nomenclatoare - Asocieri - Articol-Alineat.

În fereastra principală vedem lista asocierilor de cont - articol-alineat existente. Înregistrările, conform Ordinului 2021 din 2013 - Anexa nr. 5, apar pe fond albastru și nu sunt editabile.

Operații posibile:

• Adăugare - Putem adăuga asocieri cont - articol alineat noi, inexistente în Ordinul 2021 din 2013. Alegem SimbolCont din lista derulantă; alegem Articol alineat din lista derulantă și cu butonul Ok salvăm înregistrarea.

• Modificare - se pot modifica numai înregistrările pe fond alb
• Ștergere - pot fi șterse numai înregistrările pe fond alb

Filre posibile:

• Filtru după simbol cont
• Filtru după Articol alineat
• Filtru înregistrări editabile

Schimbare lună

Permite schimbarea lunii de lucru fără a reporni programul. Selectăm luna și apăsăm Ok. Pentru adăugare apăsăm Adăugare.

Preluarea contabilizărilor din celelalte module

Înregistrările contabile din modulele Gest și Extrase sunt preluate automat, iar pentru celelalte module preluarea se efectuează manual de către utilizator.

Procesul de preluare a înregistrărilor contabile se realizează astfel:

• Selectarea modulului din care se dorește preluarea datelor.
• Apăsarea butonului „Preluare” pentru inițierea procesului de preluare a contabilizărilor.

Vizualizarea documentelor cu erori:

Prin apăsarea butonului „Date eronate” se pot vizualiza documentele care, din diverse motive, nu au putut fi contabilizate.

Cauze posibile ale erorilor:

• Lipsa unor informații obligatorii (ex.: cont contabil).
• Configurații incomplete privind asocierea contului de cheltuieli cu articolul corespunzător.

Închidere / redeschidere lună

Pentru a finaliza contabilizarea lunii și trecerea la luna următoare acesta trebuie închisă.

Recalcul actualizează soldurile fără închidere efectivă.

După închiderea lunii nu mai este posibilă modificarea datelor acestuia. Dacă trebui totuși modificate datele, atunci putem redeschide luna pentru modificări.

Schimbare parolă

Se face din „Unelte” → „Schimbare parolă”:

• Introducem parola veche
• Introducem și confirmăm parola nouă
• Apăsăm Ok pentru salvare sau Abandonare

Generare balanță în afara bilanțului

Generarea balanței în afara bilanțului – funcționalitate care permite crearea unei balanțe de verificare pentru conturile extrabilanțiere, conform clasificării contabile în vigoare.

Alegem contul, selectăm/deselectăm sectorul (Bugetul de stat) și apăsăm butonul "Efectuare".

Contul 8060 – vor fi create articole contabile din sumele întroduse în Buget plan (Finalizate)

Contul 8061 – pentru Primărie - vor fi create articole contabile din articolele contabile, comunicate de la subunitati ct: 8062

Contul 8062 – vor fi create articole contabile din sumele întroduse în Deschideri de credite  (Finalizate)

Contul 8066 - vor fi create articole contabile din sumele angajate (Angajamente bugetare)

Contul 8067 - vor fi create articole contabile din sumele angajate (Angajamente bugetare)

Contul 8090 - vor fi create articole contabile din sumele întroduse în Buget plan la capitolul de venit.