Documente - Creare ALOP
Crearea documentelor ALOP (propunerea, angajamentul și ordonanțarea) direct după salvarea unui document de intrare valid (FACT_UTIL, NIRMAB, etc.) la care furnizorul este precizat și datele bugetare sunt completate, fără a mai fi nevoie de a se deplasa în modulul Contab.
Creare ALOP din Gestiune
În modulul Gestiune, există posibilitatea de a crea propunerea, angajamentul și ordonanțarea direct după salvarea unui document de intrare valid (FACT_UTIL, NIRMAB etc.), la care furnizorul este precizat și datele bugetare sunt completate, fără a mai fi nevoie să se acceseze modulul Contab.
Creare Propunere
- Introducem datele facturii și salvăm.
- La starea documentului apare litera V - Validat.
- Apăsăm butonul Propunere pentru a crea propunerea.
- Se deschide raportul propunerii pentru verificarea fondurilor disponibile în buget.
- Dacă fondurile sunt suficiente, tipărim propunerea creată.
- Starea propunerii ALOP (primul caracter negru de deasupra literelor roșii ale stării documentului Gest) va afișa litera P - Propunere.
- În cazul lipsei fondurilor, în coloana „Disponibil de credite rămas de angajat” apare suma în minus, iar starea devine R - Refuz.
Propunerea se poate actualiza după modificarea documentului prin apăsarea din nou a butonului Propunere.
Creare Angajament
- Apăsăm butonul Angajament după ce propunerea este efectuată și are starea P.
- Se deschide raportul angajamentului, pe care îl putem tipări.
- Starea angajamentului ALOP (al doilea caracter negru) va afișa litera A - Angajament.
Creare Ordonanțare
- Selectăm un document cu starea PA (propunere și angajament efectuate).
- Apăsăm butonul Ord.
- Se deschide fereastra Editare date ordonanțare de plată cu câmpurile completate automat (Data, Banca, Cont, Mod de plată) conform facturii și setărilor implicite.
- Completarea/modificarea datelor nu este obligatorie. Dacă nu modificăm nimic și apăsăm OK, ordonanțarea se va crea cu datele implicite.
- Se poate configura ca fereastra de editare să nu apară, caz în care datele se salvează direct cu setările implicite.
După crearea ordonanțării, starea documentului va afișa litera O, iar în modulul Contab documentul va fi salvat cu starea „calculat”.
Modificare document
La modificarea unui document de intrare (FACT_UTIL, NIRMAB etc.) pentru care au fost create propunerea și angajamentul, starea acestora devine N - Necalculat, atât în Gestiune, cât și în Contab. Actualizarea se face apăsând din nou butoanele Propunere și Angajament.
Ștergere document
La ștergerea documentului se vor șterge automat propunerea, angajamentul și ordonanțarea aferente.
Atenție
Pentru implementarea acestei funcționalități s-a renunțat la verificarea influențelor dintre documentele ALOP. Astfel, eliminarea operațiilor (Calc) se poate face pe orice document ALOP, indiferent de relațiile sale.
La modificarea unui document în modulul Gest, programul decide eliminarea sau nu a operațiilor (Calc) de pe documentele ALOP aferente, în funcție de modificările efectuate:
- Modificări minore (ex.: schimbarea codului articolului sau tipului acestuia) nu elimină operațiile.
- Modificările ce afectează datele din documentele ALOP vor elimina operațiile, iar acestea vor apărea cu starea N.
Recrearea operațiilor se face prin apăsarea butoanelor Propunere, Angajament și Ordonanțare.
Starea documentelor ALOP
Starea este indicată prin două caractere consecutive, primul pentru propunere și al doilea pentru angajament:
| Cod | Semnificație |
|---|---|
| - | Documentul ALOP nu a fost creat pentru documentul din modulul Gestiune. |
| N | Documentul ALOP există dar nu are nicio operație. |
| I | Documentul ALOP are cel puțin o operație, dar nu toate (incomplet). |
| R | Documentul ALOP a fost refuzat la crearea operațiilor. |
| P | Propunerea a fost creată cu succes. |
| A | Angajamentul a fost creat cu succes. |
| O | Ordonanțarea a fost creată cu succes. |
Un document complet procesat va avea starea PAO.
