Registratură
Modul Registratură gestionează fluxul de intrare și ieșire al documentelor într-o organizație, premițând înregistrarea, urmărirea, transmiterea și arhivarea acestora. Este destinat atât personalului administrativ, cât și utilizatorilor care trebuia să consulte sau să proceseze documente.
Acest modul se folosește pentru evidența documentelor înregistrate în cadrul firmei. Modulul se poate accesa din bara de meniu, prin Registratură → Documente.
Secțiunea Registratură permite gestionarea documentelor înregistrate în sistem, inclusiv adăugarea, filtrarea, vizualizarea și urmărirea stadiului acestora.
Această funcționalitate este utilizată pentru evidența documentelor interne și externe, monitorizarea statusului acestora și administrarea fluxului de lucru.
Documente
Bara de navigare superioară include următoarele opțiuni:
- Documente - afișează lista documentelor active
- Doc. șterse - vizualizarea documentelor eliminate
- Registru - consultarea registrului general
- Taskurile mele - afișarea sarcinilor atribuite utilizatorului
Fiecare document poate avea un status vizibil prin etichete colorate:
- Rezolvat - document procesat
- În progres - document în curs de soluționare
Aceste statusuri permit monitorizarea rapidă a stadiului fiecărui document. Pentru fiecare document există opținui de acțiune (pictograme funcționale), care pot include vizualizare detalii, editare, redirecționare, procesare sau modificare status. Disponibilitatea acestora depinde de drepturile utilizatorului.
Sistemul permite navigarea între paginile de rezultate folosind butoanele Precedentă sau Următoarea. Numărul de înregistrări afișate pe pagină poate fi configurat.
Numărul de înregistrare este unic pentru fiecare document. Accesul la modificare sau ștergere este limitat în funcție de rol. Actualizarea statusului documentelor trebuie realizată conform fluxului intern de lucru.
Introducerea unei documente se efectuează folosind butonul Adăugare.
La adăugare se completează informații precum:
- selectare document de intrare sau ieșire
- data înregistrării
- numărul și data documentului intrat
- proveniența
- descrierea documentului
- atașarea fișierelor
- alte informații relevante
Atașare fișier(e) la un document
Funcționalitatea de atașare fișiere permite asocierea documentelor electronice unei înregistrări din sistem.
Aceasta facilitează păstrarea documentelor justificative în format digital și accesul rapid la informațiile aferente fiecărei înregistrări.
Atașarea fișierelor este utilizată pentru arhivarea documentelor scanate, asocierea documentelor justificative, centralizarea informațiilor într-o singură înregistrare, acces rapid la documentele suport.
Atașarea fișierelor la un document se realizează cu butonul „Atașare fișiere”. După apăsarea acestuia apare o fereastră unde:
- Selectați fișierul de pe discul local
- Salvați fișierul pe server (temporar)
Atașamentul este salvat definitiv după salvarea documentului căruia îi aparține.
Căutare – filtrare documente
Pentru căutarea/filtrarea documentelor, apăsați butonul „Filtre” și completați unul sau mai multe criterii și apăsați butonul „Filtrează”. Pentru ștergerea criteriilor, apăsați butonul „Șetrge toate”.
Filtrarea se poate realiza după:
- număr de înregistrare
- data înregistrării
- priveniență
- status
- descriere
Vizualizare documente
Dacă aveți numai drept de citire asupra documentelor, le puteți vizualiza prin meniul „Vizualizare”.
Raport registru
Funcționalitatea Registru permite generarea și vizualizarea situațiilor centralizate privind documentele înregistrate în sistem. Această secțiune oferă utilizatorilor posibilitatea de a consulta evidența documentelor pe baza criteriilor selectate și a obține rapoarte utile pentru analiză și monitorizare.
Raportul poate fi filtrat după interval de timp. După aplicarea filtrelor, sistemul afișează lista documentelor care corespund criteriilor selectate. Rezultatele sunt afișate într-un table structurat pentru consultare rapidă.
Taskurile mele
Secțiunea Taskurile mele permite utilizatorului să vizualizeze și să gestioneze sarcinile care i-au fost atribuite în cadrul fluxului de lucru. Această funcționalitate facilitează utmărirea activităților curentem prioritizarea acestora și monitorizarea stadiului de rezolvare.
Sarcinile se creează pornind de la un document existent din registratură și permit alocarea unor activități specifice pentru procesarea sau soluționarea documentului. Fiecare task este asociat unui document și poate fi urmărit în secțiunea Taskurile mele.
Un document poate avea asociate mai multe sarcini, în funcție de complexitatea procesului de soluționare.
Această funcționalitate permite împărțirea activităților către mai mulți utilizatori sau organizarea etapizată a procesării documentului.
Pentru crearea unei sracini, utilizatorul trebuie să urmeze pașii:
- din secțiunea Registratură - Documente, selectați documentul pentru care doriți să creați o sarcină
- apăsați butonul Detalii aferent documentului selectat
- în cadrul ferestrei de detalii, accesați secțiunea Sarcini și apăsați butonul Adăugare
- introduceți datele necesare pentru task
- utilizatorul responsabil
- termen de realizare
- descrierea sarcinii
După completarea informațiilor, salvați sarcina. Taskul creat va fi asociat documentului și va fi vizibil în secțiunea Taskurile mele pentru utilizatorul desemnat.
După creare sarcina poate fi vizualizată, actualizată, marcată ca finalizată și monitorizată în funcție de status.
O sarcină poate fi creată doar pentru documentele existente în sistem și vizibilitatea taskului este limitată în funcție de utilizatorul alocat. Actualizarea statusului trebuie realizat pe măsură ce activitatea avansează.
