Modul Concedii

1. Prezentare generală modul

Modulul Concedii se folosește pentru evidența cererilor de concediu în cadrul firmei și face parte din sistemul de management al resurselor umane. Acesta permite crearea, aprobarea, urmărirea și raportarea concediilor, contribuind la o administrare eficientă a timpului liber și a absențelor.

Modulul se poate accesa din bara de meniuri, prin meniul HR - Concedii.

Interfața modulului este intuitivă, fiind structurată astfel încât utilizatorii să poată vizualiza rapid cererile proprii, istoricul concediilor, precum și soldul zilelor disponibile. Managerii și departamentele de resurse umane beneficiază de un tablou de bord centralizat pentru monitorizarea situației concediilor la nivel de echipă sau organizație.

În modul avem posibilitate pentru:

• Gestionarea tuturor tipurilor de concedii (odihnă, medical, fără plată etc.).
• Aprobarea și respingerea cererilor de către superiori.
• Calcul automat al zilelor disponibile și al soldurilor.
• Integrare cu pontajul și evidența prezenței.
• Rapoarte detaliate și statistici pentru departamentele HR.
• Exportul datelor în formate compatibile cu aplicații externe (Microsoft Excel, LibreOffice etc.).

2. Opțiuni de configurare modul

Modulul oferă multiple opțiuni de configurare pentru a se adapta specificului fiecărei organizații. Administratorii pot defini:

• Tipurile de concedii disponibile și regulile aferente (durată minimă, durată maximă, justificări necesare).
• Fluxurile de aprobare, cu stabilirea ierarhiei manageriale.
• Perioadele de raportare și resetarea automată a soldurilor la începutul anului.
• Politicile de acordare a concediilor conform contractelor individuale de muncă.
• Notificările automate trimise prin e-mail sau în platformă la fiecare etapă a procesului.
• Integrarea cu alte module (Pontaj, Salarizare).

3. Utilizare modul

În ecranul principal al modulului Concedii se pot efectua următoarele operații:

• Filtrare cereri de concedii existente – Filtrare date.
• Adăugare cerere de concediu – cu ajutorul butonului Adăugare.
• Operații cu cererile de concediu
• Modificare cereri de concediu – cu ajutorul meniului Editare.
• Ștergere cereri de concediu – cu ajutorul meniului Ștergere.
• Tipărire cerere de concediu – cu ajutorul meniului Tipărire.
• Aprobare cerere de concediu – cu ajutorul meniului Aprobare, dacă aveți drept pentru acest meniu.
• Exportare date în alte programe (de exemplu, Microsoft Excel, LibreOffice etc.) cu ajutorul barei de instrumente deasupra tabelei.

3.1. Filtrare date

Posibilități filtrare date:

- după dată, interval date, nume persoana, an, tip concediu, stare.

Exemplu: concediu efectuat pe 2025 de persoana selectată:

3.2. Adăugare cerere de concediu

Pașii realizați de utilizator pentru înregistrarea unei cereri de concediu sunt:

1. Utilizatorul selectează opțiunea Adăugare.
2. Alege numele, perioada, tipul de concediu motivul și atașează, dacă este cazul, documentele justificative (de exemplu, concediu medical).
3. Verifică informațiile afișate privind soldul de concediu. Dacă tipul concediului este de odihnă, atunci după alegerea numelui, tipului de concediu și a anului apar informațiile referitoare la concediile rămase din anul precedent și din anul curent. Tipurile de concediu disponibile provin din nomenclatorul de tipuri definit în programul de salarizare
4. Salvează cererea, care este transmisă automat superiorului direct pentru aprobare.

După aprobare, informațiile sunt actualizate în evidența zilelor de concediu disponibile. Angajatul poate consulta oricând istoricul cererilor și statusul fiecărei solicitări.

3.3. Operații cu cererile de concediu

Dând clic pe rândul unei cereri de concediu, apare panoul de operații:

Editare – modificarea datelor unei cereri de concediu, în funcție de drepturile utilizatorului și starea cererii.

Ștergere – eliminarea unei cereri de concediu, de regulă înainte de aprobare sau conform politicilor interne.

Tipărire – generarea unei versiuni tipărite a cererii, în format PDF, care conține toate detaliile cererii: tipul concediului, perioada, numele solicitantului și aprobările aferente.

Aprobare – schimbarea stării cererii de către persoanele cu rol de aprobare (manageri, responsabili HR).

3.4. Starea cererilor de concediu

Starea cererilor de concediu este gestionată automat în funcție de acțiunile efectuate asupra cererii. Atunci când o cerere este aprobată cu ajutorul meniului Aprobare, aplicația setează în mod automat stările corespunzătoare pentru fluxul cererii, precum În curs și Efectuat, pe măsură ce perioada de concediu este parcursă și finalizată.

Aceste stări permit urmărirea clară a evoluției cererii, de la introducere, la aprobare și până la finalizarea efectivă a concediului.

4. Aplicația pe dispozitive mobile

Aplicația pe dispozitive mobile se folosește asemănănor versiunii desktop și este compatibilă cu sistemele de operare Android și iOS. Se accesează site-ul printr-un browser preferat (de exemplu: Chrome, Firefox, Opera etc.).

După autentificare va apărea ecranul principal, în care se accesează meniul principal folosind meniul hamburger cu butonul verde.

Din acest meniu sunt disponibile toate aplicațiile pentru care utilizatorul curent are drepturi de acces, inclusiv modulul Concedii.